Equipe Conta AzulSobre o que estamos falando?
- Planilhas de controle de estoque permitem que o empreendedor registre entradas e saídas, calcule a rotatividade e nunca perca de vista quais produtos estão faltando, sobrando ou prestes a vencer;
- Otimize o controle de estoque com a plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro. Cruze automaticamente os dados das vendas, relatórios de gastos e o uso de insumos de produção.
Empreendedores que vendem mercadorias ou usam insumos nos serviços (como os esmaltes de uma manicure) precisam administrar bem o estoque. Não deixar a produção e as vendas pararem são os maiores desafios nessa área. E a planilha de controle de estoque é uma solução.
Eventuais perdas de insumos até podem fazer parte do dia a dia do empreendedor, mas evitar esse problema é possível, por meio de um controle estruturado. . Alcance o sucesso ao organizar melhor seu estoque, eliminando o desperdício e mantendo as prateleiras prontas para os clientes.
Porém, só é possível alcançar esse nível de organização com as ferramentas e o estudo adequado. Confira abaixo nossa planilha gratuita de controle de estoque, estude sobre essa gestão e conheça uma solução ideal para administrar mercadorias e insumos de produção.
Faça uma boa leitura!
- Por que utilizar uma planilha de controle de estoque?
- Planilha de controle de estoque na prática
- Tipos de estoque para monitorar
- Use a planilha na sua rotatividade de estoque
- Os riscos de não fazer controle de estoque
- Gestão do estoque: vá além da planilha
Por que utilizar uma planilha de controle de estoque?
Controlar o estoque não é uma tarefa que possa ficar em segundo plano. Afinal, se a rotatividade é alta, você pode ficar sem matéria-prima para produzir ou produtos para vender. Já se o giro for lento, mercadorias podem estragar ou ocupar espaço por longos períodos sem saída.
Com a planilha de controle de estoque, é possível otimizar essa gestão. Ela permite registrar entradas e saídas de produtos na empresa, fiscalizar essas etapas e gerenciá-las da forma mais vantajosa possível. Um exemplo está no setor alimentício, onde vale muito o conceito “PVPS”: o Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai.
É por meio de uma gestão eficiente nessa área da empresa que o empreendedor consegue identificar informações importantes sobre vendas.
Inclusive, pode-se prever com maior exatidão as necessidades de compras futuras e evitar aquisições em excesso de artigos sem tendência de saída.
Outra vantagem está na própria organização do espaço, facilitando a identificação de itens, e de como isso causa efeitos positivos na produtividade.
E quando o assunto é finanças, a empresa também sai ganhando se há um controle preciso da movimentação no estoque. Enfim, o único motivo pelo qual você não deve usar uma planilha de controle é quando dispõe de uma ferramenta melhor.
Planilha de controle de estoque na prática
Para organizar melhor o controle de estoque, vamos mostrar alguns exemplos de procedimentos que o empreendedor vai utilizar a partir do momento em que aderir a uma planilha.
A base deste passo a passo são as planilhas a seguir, disponibilizadas de forma gratuita. Para baixar, basta clicar no banner abaixo e preencher os dados do formulário.
Esses dois modelos de planilha Excel podem ser utilizados com o software da Microsoft ou editados online com o Google Planilhas, como preferir. Também há a possibilidade de usar o LibreOffice, que é um pacote gratuito e open-source. Você pode baixá-lo aqui.
Pronto? Então, vamos às instruções
Como você pode notar, a planilha possui três abas: “Controle”, “Entrada” e “Saída”. A aba Controle é atualizada automaticamente, de acordo com os dados registrados na Entrada e Saída.
O primeiro passo para utilizar a planilha é selecionar, na aba Controle, o nível mínimo de estoque para a empresa (se houver). Essa será a única alteração da aba Controle.
O restante será atualizado de forma automática, conforme forem inseridas as informações de entrada e saída. Vamos supor que o estoque mínimo para a empresa são cinco unidades do produto.
Em seguida, preencha, na aba Entrada, os itens incorporados ao estoque. O primeiro passo é especificar referências do fabricante para cada item, como modelo e tipo, e depois selecionar quantas unidades foram adquiridas para o estoque em cada dia do mês.
Por exemplo, em uma loja de departamentos, a primeira linha da aba Entrada será destinada a televisores de LED com 32” de uma marca nacional.
Após selecionar o saldo anterior (se houver), insira a quantidade de televisores deste modelo adquirida em cada dia do mês. A coluna “Total” será atualizada automaticamente com a soma de todos os dias do mês.
Agora é hora de preencher a aba Saída, referente à retirada ou venda dos produtos do estoque.
Em primeiro lugar, localize os itens, porque a planilha foi montada de maneira a atualizar automaticamente as referências de descrição e modelo dos produtos. Depois, indique, em cada dia do mês, as peças que saíram do estoque.
Com que frequência devo usar a planilha de controle de estoque?
Usando essa planilha diariamente e, de preferência, a cada entrada e saída do estoque, você terá, na aba Controle, um panorama completo do estoque. Isso mostrará quais itens devem ser solicitados ao fornecedor, quais devem ser priorizadas para venda e quais estão encalhados nas prateleiras.
Essa aba também mostra um resumo das entradas e saídas de cada item ao longo do mês. Então, se ainda não baixou a planilha, faça agora.
Se já fez, sugerimos usá-la de forma aliada à nossa planilha de fluxo de caixa, que você pode baixar gratuitamente aqui. No entanto, se nenhuma das duas possuir todas as funções que você precisa, confira esta solução completa para gestão de estoque e negócios.
Tipos de estoque para monitorar
Muitas pessoas podem achar que estoque se restringe a mercadorias prontas para serem vendidas ao consumidor final. Isso é um grande engano. Afinal, até mesmo empresas de prestação de serviços precisam organizar o abastecimento.
Por exemplo, uma clínica estética lida com produtos de higiene e beleza, utensílios que podem ser descartáveis, entre outros.
Da mesma forma, agências de marketing e publicidade podem ter uma demanda considerável por papéis adesivos, café, canetinhas, folhas de ofício, entre outros materiais importantes para criação.
Confira abaixo quais são os quatro tipos de estoque com que um negócio deve lidar:
- Matéria-prima e componentes para a produção;
- Produtos em produção, mas ainda não acabados;
- Produtos já finalizados e prontos para a venda;
- Itens de consumo, como materiais de escritório.
Mas por que é importante entender sobre os diferentes tipos de estoque? Porque cada um deles exige um tratamento diferente, e isso se reflete na quantidade de cada produto que deve se manter armazenada. Pense no caso de um restaurante.
A laranja que ele usa no suco e oferece no buffet é contada separadamente? Se sim, ele precisa conseguir organizar quantas são para cada situação. Se não, precisa integrar as planilhas de estoque de insumos e de produtos prontos para oferta.
Falando nisso, confira nosso Guia Completo de Gestão Financeira de Restaurantes.
Use a planilha na sua rotatividade de estoque
A planilha de controle de estoque é quase indispensável na hora de calcular o giro ou rotatividade. Caso você não saiba do que se trata essa operação, explicaremos rapidinho para você. Mas, se quiser uma explicação completa, com o passo a passo do cálculo, confira nosso conteúdo específico.
Giro de estoque é um índice ou KPI que calcula quanto tempo uma mercadoria ou insumo de produção fica armazenado antes de ser vendido. Se você vende 2 vezes por semana todo o estoque médio, faz 2 giros de estoque semanalmente.
Só que a rotatividade de estoque (outro nome para essa KPI) é mais que simplesmente um auxílio na gestão. Essa operação é obrigatória para qualquer empresa que armazene produtos ou insumos de produção, principalmente se eles tiverem prazo de validade.
Por sua vez, uma planilha de controle de estoque ajuda a evitar os erros mais comuns dessa operação. Entre eles:
- Registro errado de quantidade de produtos;
- Controle manual que leva a erros humanos;
- Não segmentar mercadorias;
- Inventário desatualizado;
- Planejamento inadequado.
Para ter um domínio completo sobre o armazenamento de mercadorias, é importante conhecer os erros mais cometidos nesse processo. Confira esse artigo para entender como evitar problemas ao calcular a rotatividade de estoque.
Quanto manter em estoque?
O giro de estoque é uma operação retroativa, ainda que possa ser usada para planejamento. Mas é mais difícil usar a rotatividade para planejar as primeiras quantidades armazenadas ao começar um negócio ou lançar um produto novo.
Nessa situação, vem a pergunta “quantas mercadorias ou insumos de produção devo manter em estoque?” e nós damos algumas dicas. Para isso, note que a quantidade ideal para a armazenagem depende da categoria do estoque e de vários outros fatores.
Para o produto final, é essencial lembrar da sazonalidade, das quantias vendidas mensalmente e da facilidade e velocidade de reposição.
Além disso, vale ter atenção à capacidade de armazenamento. Em alguns casos, é possível solucionar a falta de espaço fazendo um acordo com o fornecedor para que ele faça entregas de acordo com a demanda.
Mas esse planejamento prévio não vai adiantar de nada se não monitorar com atenção o inventário e controlar devidamente cada entrada e saída de produto. A resposta não vem pronta, pois depende de cada caso -mas com essas dicas, fica mais fácil planejar.
Os riscos de não fazer controle de estoque
Empreendedores que negligenciam o controle de estoque costumam enfrentar diversos problemas até se convencerem da importância dessa operação. Por exemplo, você investiu para alugar, montar e decorar uma loja física de eletroeletrônicos.
Após colocar dinheiro em marketing e publicidade, o empreendedor começa a perceber um crescimento no movimento de clientes. Um deles se interessa por um drone, produto com a maior taxa de lucro da loja. Ele é atendido pelo vendedor e se convence a adquirir o item ali mesmo.
Chega ao fim um longo, complexo e caro processo de aquisição de clientes. Na hora de consultar o estoque, porém, a surpresa: o item disponível não está disponível porque a última unidade foi vendida há três dias.
Decepção para você e frustração para o cliente, que talvez não retorne ao estabelecimento depois dessa experiência negativa. Não é isso que você deseja para a sua empresa.
Outro exemplo clássico do que pode acontecer se não controlar o estoque é o vencimento dos itens. Em supermercados, o controle de estoque é extremamente rígido porque mercadoria vencida é dinheiro jogado diretamente no lixo.
Mas a comida não é o único produto com prazo para venda. Há itens sazonais, ligados a estações do ano ou a datas comemorativas, que merecem a mesma atenção. Isso inclui coleções de roupas, principalmente para públicos que se preocupam com estarem atuais.
Gestão do estoque: vá além da planilha
A planilha de controle de estoque é uma ótima ferramenta para o início do gerenciamento desse setor, porém a medida que a empresa for crescendo, ela fica bem limitada nas funções e praticidade.
Para otimizar o controle e gerenciamento da área, é indispensável que o empreendedor não deixe de contar com a tecnologia. Existem várias ferramentas, mas, no topo dessa lista, está a plataforma de gestão integrada Conta Azul Pro, que oferece benefícios como:
- Emissão fácil de relatórios de giro de estoque completos, aplicados a qualquer tipo de item;
- Envio de alertas de quando qualquer mercadoria, insumo de produção ou material de consumo interno estiver chegando a uma quantidade mínima determinada por você;
- Emissão automática de boletos de cobrança e notas fiscais, inclusive a de importação, essencial para quem trabalha com mercadorias de fora;
- Envio em tempo real de dados para seu contador trabalhar com rapidez e eficiência;
- E muito mais!
Gabriel Manes
